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3 décembre 2014

Compte rendu du GT direction du mercredi 3 décembre 2014 Allègement des tâches administratives

Au-delà de la simplification administrative, c’est la question du temps dévoué à la tâche administrative qui est en jeu. Ce ne sont pas les tâches prises une à une qui posent souci en général, mais c’est le cumul et parfois la forme inadaptée.

Voici les propositions faites par le SNUipp-FSU lors de ce groupe de travail :

Nous avons établi une liste (non exhaustive) des tâches administratives qui alourdissent la charge de travail quotidienne des directeurs/trices d’école et qui n’en améliorent pas le fonctionnement du service public d’éducation. Ces tâches doivent être supprimées, modifiées ou simplifiées.

1. Des mails en nombre trop important et qui prennent un temps très important dans la gestion : des pièces jointes trop nombreuses et trop lourdes

2. Des mails redondants entre circonscriptions/direction académique/ministère et des mails non ciblés sur les écoles concernées (maternelle / élémentaire ; premier / second degré …)

3. Des mails peu lisibles dans leur objet et dans l’expéditeur (souvent le nom de l’administratif plutôt que le nom du service de la Dsden)

4. Une attente de la part de l’administration (Direction académique, IEN) dans les délais de réponses qui ne correspond pas à la réalité des écoles

5. Problème lié à l’incompatibilité des formats des documents envoyés par l’administration : les communes font souvent le choix de logiciels libres alors que l’administration envoie régulièrement dans des formats microsoft.

6. La question du matériel informatique fournis par les communes qui est souvent en fin de course voir obsolète ainsi que la maintenance de ce matériel qui est pas ou peu assurée.

7. Des espaces numériques qui ne fonctionnent pas correctement : non enregistrement des données, temps de connexion limité, non compatibilité selon le navigateur…

8. listing des élèves concernés par les cars, la cantine, l’APC… , difficulté accentuée par la mise en place de la réforme des rythmes : la transition entre le temps de classe et le temps périscolaire qui ne doit pas être à la charge des directeurs/trices mais de la collectivité.

9. AFFELNET 6ème : Il s’agit d’un travail purement administratif qui ne relève pas des taches d’un directeur qui sont avant tout pédagogiques.

- opérations de circulation de l’information entre l’école et les familles a alourdi la tâche des directrices/eurs (par rapport aux dossiers d’entrée en 6ème antérieur)

- calendrier donné par l’administration aux écoles n’est pas le même que celui des collèges

- imprimer l’ensemble des dossiers : coût et temps importants.

- difficultés liées au rattachement à plusieurs départements.

10. Le mille-feuille « sécurité »
- PPMS : une procédure qui met les directeurs et directrices dans une situation difficile car il leur est demandé de veiller à la mise en place du PPMS tout en sachant que dans la réalité, nombre de choses ne sont pas en règle (matériels, locaux inadaptés….).
- Document unique CHSCT : demande d’un formulaire national simplifié sous un format A4.

11. Projet d’école : Le contenu est lui aussi, le plus souvent, imposé comme une simple déclinaison des projets académiques, départementaux et des circonscriptions. On nous demande de nous réunir sans avoir d’échéancier et ni de commande précise

12. BASE Elèves : Elle nécessite des améliorations. La tenue d’un registre des inscrits (portant mention des dates d’admission et de radiation des élèves) est impossible avec BE1D. C’est pourtant une obligation réglementaire. Circonscrit à l’année en cours, BE1D ne conserve aucune trace des scolarisations antérieures. Or, les écoles sont souvent sollicitées pour produire des preuves parfois lointaines d’une fréquentation scolaire antérieure (souvent liées aux demandes d’accès à la nationalité française). La plupart des directeurs/trices conservent donc des registres papiers, ce qui crée une redondance source d’incohérences et d’erreurs dans la gestion administrative élémentaire de l’école. . Paradoxe pour une base de données nationale, il est impossible de récupérer la fiche élève d’un nouvel élève arrivant d’un autre département. Là encore, la création de la fiche et le renseignement exhaustif sont nécessaires. De même, l’absence de mention du niveau fréquenté dans l’école antérieure nuit à la fluidité des parcours scolaires des élèves itinérants (gens du voyage, forains). La fréquentation de la restauration scolaire et des dispositifs périscolaires (la seule évocation de la garderie et des études surveillées étant d’ailleurs peu adaptée à la diversité constatée dans les écoles : accompagnement éducatif en éducation prioritaire, mais aussi « clubs coup de pouce », etc.) est binaire (oui/non) sans prise en compte des variations dans la fréquentation quotidienne. L’extraction d’une liste d’élèves demi-pensionnaires pour une sortie scolaire peut donc être erronée en fonction du jour de la semaine et nécessite relecture et correction. Il n’est pas possible d’extraire directement une liste électorale avec une distribution par classe, plutôt que par tri alphabétique global pour l’école. Toute procédure de radiation étant individuelle, il n’est donc pas possible de procéder à des demandes groupées, y compris pour les élèves d’une même fratrie. Des opérations doivent donc être répétées. De manière générale, les onglets et les rubriques qui s’y rapportent proposent un découpage artificiel qui ne correspond pas à une logique ergonomique du fonctionnement des écoles (par exemple, imprimer la liste des élèves du CE2 se fait à partir du module « gestion courante » où sont saisies les données personnelles et non à partir du module « école » ; de même, imprimer un certificat de scolarité ne se fait pas à partir du module « élèves » contrairement au certificat de radiation). Cette architecture complexe occasionne recherches, manipulations, temps d’attente pour des actes simples… La remise à plat de BE1D paraît donc indispensable à toute initiative de simplification administrative des tâches liées à la direction d’école.

13. Renseignements que l’administration a déjà mais qu’elle redemande (nombre d’élèves...)

14. Question des inscriptions / admissions Suite au changement d’élu-es en 2014, il serait bon d’informer les mairies sur ce qui relève des mairies (inscription) et ce qui relève de la directrice (admission).

15. Gestion de la difficulté scolaire Relations avec PMI, Médecin scolaire, SESSAD, AEMO, gendarmes, ASE, services sociaux, hôpital de jour, orthophoniste, psychomotricienne, CMP

Concernant les décharges, il en a été très peu question.

Le SNUipp a proposé :
-  De la décharge supplémentaire pour les écoles en REP
-  Le maintien des seuils départementaux qui vont au-delà de ce qui est dans la circulaire nationale
-  De la décharge supplémentaire pour les écoles à ¼ temps qui ont des clis.

Informations données de l’administration :

L’IA adjoint nous a informé qu’il travaillait au niveau académique sur un tableau de bord par école en lien avec base élèves qui permettrait d’éviter les enquêtes en doublon entre autres. L’administration parle d’une mise en service en février. L’espace directeurs va être « toiletté », mise à jour. Il a été également question de l’espace intranet académique.

 

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